Cum trimiți factura în SPV (RO e-Factura): manual din portal sau direct din FăFactura

Actualizat la 1 august 2026 · ghid practic pentru încărcare, urmărirea statusului și descărcarea răspunsului

Ai generat XML-ul facturii. Ca documentul să ajungă oficial în RO e-Factura, trebuie transmis și procesat de sistemul ANAF. Poți face acest lucru manual, din portal, sau printr-o aplicație conectată la API. În ambele variante trebuie să urmărești răspunsul final: indexul de încărcare nu înseamnă încă acceptare.

1. Ce trebuie să ai înainte să trimiți factura

• Fișierul facturii în format XML, generat conform standardului european și regulilor RO-CIUS.
• Firma înrolată în Spațiul Privat Virtual, iar certificatul tău asociat firmei cu drepturi valide.
• Certificatul calificat valabil: token USB instalat sau soluția cloud/tokenul virtual funcțional.
• CUI-ul corect al emitentului și dreptul de a lucra pentru acel CUI.
• Acces la portalul ANAF sau o autorizare OAuth valabilă în aplicația folosită.
• Suficient timp pentru corectarea eventualelor erori înainte de expirarea termenului legal.

2. Verifică XML-ul înainte de transmitere

Validarea înainte de încărcare nu înlocuiește procesarea finală ANAF, dar elimină multe erori de structură. Folosește validatorul oficial sau funcția de validare din aplicația ta.

1. Deschide validatorul oficial ANAF pentru XML.
2. Alege fișierul XML și standardul potrivit; pentru factura uzuală se folosește UBL.
3. Rulează validarea și citește fiecare eroare, nu doar primul mesaj.
4. Corectează datele în aplicația de facturare și regenerează XML-ul. Nu edita manual XML-ul dacă nu cunoști standardul.
5. Păstrează versiunea finală într-un dosar clar, pentru a nu încărca din greșeală un fișier mai vechi.

Deschide validatorul oficial ANAF →

3. Calea 1 — Trimiterea manuală din portalul ANAF

Metoda este gratuită și potrivită pentru un volum mic de facturi. Necesită însă autentificare, selectarea manuală a fișierului, verificarea ulterioară a statusului și descărcarea răspunsului. Pe scurt: te autentifici la ANAF cu certificatul, deschizi „Factura electronică → Trimitere factură", alegi UBL și CUI-ul emitentului, încarci XML-ul și îl transmiți; salvezi indexul, verifici starea și descarci răspunsul din „Răspunsuri factură". Numai răspunsul final fără erori confirmă acceptarea.

Pasul 1 — Pregătește certificatul

• Pentru token USB: instalează middleware-ul furnizorului, conectează tokenul și verifică dacă certificatul este vizibil.
• Pentru certificat cloud: pornește tokenul virtual sau aplicația furnizorului, dacă este necesară pentru autentificarea în browser.
• Nu comunica nimănui PIN-ul, PUK-ul, parola sau codurile OTP.

Pasul 2 — Autentifică-te la ANAF

1. Intră pe portalul ANAF și alege autentificarea cu certificat pentru RO e-Factura / RO e-Transport / RO e-TVA.
2. Selectează certificatul corect. Dacă există mai multe certificate, verifică numele titularului și perioada de valabilitate.
3. Introdu PIN-ul tokenului sau aprobă autentificarea cloud.
4. Verifică firma/CUI-ul pentru care lucrezi — un certificat poate avea drepturi pentru mai multe entități.

Pasul 3 — Deschide ecranul de transmitere

După autentificare, deschide meniul Factura electronică și alege Trimitere factură. Denumirile sau poziția meniurilor se pot modifica, dar logica rămâne aceeași:

1. La „Sintaxă XML" selectează UBL pentru factura standard generată în format UBL.
2. La „CIF factură" selectează CUI-ul vânzătorului/emitentului.
3. Apasă „Choose File"/„Alege fișierul" și selectează XML-ul corect.
4. Apasă „Transmitere XML Factură".

Pasul 4 — Salvează indexul de încărcare

Dacă fișierul a fost primit pentru procesare, portalul afișează un mesaj de tipul „fișierul a fost transmis cu succes și urmează a fi prelucrat" și atribuie un index de încărcare. Copiază-l imediat:

Factură:            FF-2026-00125
CUI emitent:        12345678
Data transmiterii:  01.08.2026 14:32
Index încărcare:    1234567890

Pasul 5 — Verifică starea procesării

Introdu indexul în câmpul Verificare stare fișier transmis anterior și apasă „Verifică". Alternativ, consultă lista de răspunsuri din secțiunea dedicată.

Pasul 6 — Descarcă răspunsul

1. Intră în „Factura electronică → Răspunsuri factură".
2. Selectează CUI-ul și intervalul de zile dorit.
3. Apasă „Obține răspunsuri".
4. Identifică factura după index, număr, dată și partener.
5. Apasă „Descarcă" și salvează arhiva ZIP fără să îi modifici conținutul.

În cazul unei procesări reușite, pachetul oficial conține fișierele asociate facturii acceptate, inclusiv XML-ul și elementul de semnătură/sigiliu electronic al Ministerului Finanțelor. În cazul unei respingeri, pachetul conține mesajele de eroare. Păstrează întregul ZIP, nu doar o conversie PDF.

4. Calea 2 — Trimiterea prin FăFactura.gratis

O aplicație conectată la API-ul ANAF poate automatiza încărcarea, verificarea stării și descărcarea răspunsului. Conectarea corectă se face prin protocolul OAuth al ANAF, nu prin încărcarea certificatului în aplicație. Concret: conectezi FăFactura la ANAF prin pagina oficială de autentificare; certificatul, cheia privată și PIN-ul rămân sub controlul tău, iar aplicația primește un token OAuth de autorizare. După trimitere, FăFactura păstrează indexul, urmărește procesarea și îți arată dacă factura a fost acceptată sau respinsă.

Cum funcționează autorizarea corectă

1. Utilizatorul apasă „Trimite la ANAF" în FăFactura.gratis.
2. Aplicația îl redirecționează către serviciul oficial ANAF, logincert.anaf.ro.
3. Utilizatorul selectează certificatul și se autentifică pe pagina ANAF.
4. ANAF verifică drepturile certificatului pentru SPV și drepturile aplicației pentru serviciul e-Factura.
5. ANAF întoarce aplicației un token OAuth de autorizare.
6. Aplicația folosește tokenul pentru transmiterea XML-urilor, verificarea statusului și descărcarea răspunsurilor.

Aplicația primește însă un token OAuth care permite anumite operațiuni în numele utilizatorului — o credențială sensibilă. În FăFactura.gratis, transparent: facturile tale rămân în browser (aplicația nu are baze de date cu facturile utilizatorilor), XML-ul tranzitează serverul strict pentru livrarea către ANAF, fără stocare, iar autorizarea ANAF este păstrată criptat, temporar (aproximativ 60 de minute), tot în browserul tău.

Fluxul în FăFactura

1. Completezi factura și verifici datele comerciale și fiscale.
2. Aplicația generează XML-ul conform RO-CIUS.
3. Rulezi „Verifică factura" — validarea îți arată erorile într-un limbaj ușor de înțeles, nu în coduri.
4. Apeși „Trimite la ANAF" și te autentifici cu certificatul, direct la ANAF.
5. Aplicația transmite XML-ul prin API și salvează indexul de încărcare returnat.
6. Factura este marcată „în prelucrare" — nu „acceptată".
7. Aplicația verifică periodic starea folosind indexul.
8. La succes, aplicația descarcă răspunsul oficial și schimbă starea în „acceptată".
9. La eroare, aplicația afișează mesajele și permite corectarea și retransmiterea.

Când apare mesajul „Birocrația nu a învins — oficial"

Mesajul de succes apare numai după ce aplicația a confirmat răspunsul final fără erori și dovada poate fi descărcată — nu imediat după obținerea indexului:

Ce trebuie să-ți ofere „Facturile mele la ANAF"

Indiferent de aplicația folosită, evidența trimiterilor ar trebui să cuprindă:

• numărul și data facturii, CUI-ul emitentului și identificarea clientului;
• data și ora transmiterii și indexul de încărcare;
• starea: pregătită, trimisă, în prelucrare, acceptată sau respinsă;
• mesajele de eroare într-o formă explicată;
• butoane pentru descărcarea XML-ului generat și a răspunsului ZIP oficial.

5. Cât durează procesarea

ANAF nu publică un termen tehnic garantat pentru fiecare factură. De regulă, răspunsul vine rapid, dar durata depinde de sistemul ANAF — poate crește în perioade aglomerate, în timpul mentenanței sau atunci când sistemele externe răspund mai greu. FăFactura urmărește starea și îți arată când procesarea s-a încheiat.

• Poți închide pagina după ce ai salvat indexul; procesarea continuă în sistem.
• Indexul poate fi folosit pentru verificări ulterioare.
• O factură rămasă „în prelucrare" nu trebuie retrimisă orbește — poți crea duplicate.
• Dacă termenul legal este aproape, documentează încercarea și verifică anunțurile de mentenanță, dar continuă să urmărești răspunsul.

6. Ce faci dacă factura este respinsă

1. Descarcă răspunsul de eroare și păstrează-l împreună cu indexul.
2. Identifică problema: structură XML, CUI, cote TVA, totaluri, identificarea cumpărătorului sau alte reguli.
3. Corectează factura în sursa ei, nu doar în fișierul XML.
4. Generează o versiune nouă și valideaz-o din nou.
5. Retransmite și păstrează noul index.
6. Marchează vechea încercare ca respinsă — nu o șterge din jurnalul intern.

O factură respinsă nu a devenit factura electronică oficială comunicată destinatarului. Dacă factura a fost însă acceptată și descoperi ulterior o eroare economică sau fiscală, nu o „ștergi" din sistem: corectarea se face prin documentele prevăzute de lege — factură de corecție sau storno, în funcție de situație — vezi secțiunea despre corecții.

7. Ce faci dacă portalul se blochează după trimitere

8. Manual sau automat — ce alegi

9. Ai întâmpinat o problemă? Raporteaz-o

Orice problemă apărută în FăFactura.gratis trebuie raportată, indiferent dacă apare la completarea facturii, verificarea sau generarea XML-ului, conectarea la ANAF, transmiterea ori încărcarea facturii, verificarea stării sau descărcarea răspunsului oficial.

Un raport complet ajută echipa să reproducă problema și să distingă între o eroare a facturii, o problemă a browserului sau certificatului, o indisponibilitate ANAF și o eroare a aplicației.

10. Checklist înainte și după trimitere

Înainte de transmitere

• XML-ul este versiunea finală.
• CUI-ul emitentului este corect.
• Numărul, data și clientul sunt corecte.
• Totalurile și TVA-ul sunt corecte.
• XML-ul a fost validat.
• Termenul de 5 zile lucrătoare nu este pe cale să expire.

După transmitere

• Indexul a fost salvat.
• Statusul a fost verificat până la răspunsul final.
• ZIP-ul oficial a fost descărcat.
• Factura este marcată corect: acceptată sau respinsă.
• Erorile au fost corectate și retransmise, dacă este cazul.
• Fișierele sunt arhivate local și incluse în evidența contabilă.

Surse oficiale și instrumente utile

• Portalul ANAF
• Validator XML factură · Transformare XML e-Factura în PDF
• Ghid ANAF privind utilizarea RO e-Factura (PDF)
• Informații tehnice RO e-Factura — Ministerul Finanțelor
• Procedura OAuth ANAF pentru aplicații terțe (PDF)
• OUG nr. 89/2025 — termenul de 5 zile lucrătoare (PDF)

Interfața portalului și documentația tehnică pot fi actualizate. Verifică întotdeauna pagina live și legislația aplicabilă la data transmiterii.