Cum obții semnătura electronică calificată în 2026 — pași, acte și prețuri

Actualizat la 30 iulie 2026

Material informativ — nu constituie consultanță fiscală sau juridică. Verifică sursele oficiale la zi.

Semnătura electronică calificată este instrumentul prin care poți semna documente digitale cu același efect juridic ca o semnătură olografă. Certificatul digital calificat este componenta care confirmă identitatea titularului și permite crearea semnăturii. Certificatul poate fi privit ca un „act de identitate digital", dar nu trebuie confundat cu semnătura electronică propriu-zisă.

Pentru o firmă, certificatul poate fi folosit, după efectuarea înregistrărilor necesare, pentru:

• accesarea Spațiului Privat Virtual;
• depunerea declarațiilor fiscale (după Formularul 150);
• utilizarea serviciilor RO e-Factura și RO e-Transport;
• semnarea contractelor și a altor documente;
• autentificarea în platforme precum ONRC, REGES-ONLINE sau SICAP.

Pasul 1 — Alege un prestator calificat

Nu cumpăra un produs descris doar generic drept „semnătură digitală". Pentru efectul juridic echivalent semnăturii olografe ai nevoie de o semnătură electronică calificată, bazată pe un certificat calificat emis de un prestator calificat de servicii de încredere.

Prestatorul și serviciul concret trebuie să apară în lista europeană de încredere, cunoscută drept EU Trusted List. Lista este administrată la nivel european și include prestatorii supravegheați de fiecare stat membru.

În România poți întâlni, printre alții:

• certSIGN;
• DigiSign;
• Trans Sped;
• AlfaSign, marca AlfaTrust Certification;
• CertDigital, marca Centrul de Calcul S.A.

Poți utiliza și un certificat calificat emis de un prestator din alt stat membru al Uniunii Europene, precum GlobalSign. Recunoașterea juridică în UE nu înseamnă însă automat că furnizorul oferă și instrucțiuni, aplicații sau suport tehnic adaptate platformelor ANAF din România.

Pasul 2 — Alege între token și cloud

În 2026, certificatul calificat nu mai înseamnă obligatoriu un token USB. Principalele variante sunt semnătura pe token și semnătura în cloud.

Semnătura pe token USB

Certificatul și cheia privată sunt păstrate pe un dispozitiv criptografic fizic, asemănător unui stick USB.

Avantaje:

• număr nelimitat de semnături, în majoritatea ofertelor;
• cheia privată rămâne pe dispozitiv;
• poți semna documente local;
• este o variantă cunoscută și frecvent utilizată în relația cu ANAF.

Dezavantaje:

• trebuie să ai tokenul asupra ta;
• sunt necesare drivere și middleware;
• tokenul poate fi pierdut;
• certificatul poate fi blocat prin introducerea repetată a unui PIN greșit;
• compatibilitatea diferă între Windows, macOS și Linux.

certSIGN, DigiSign, Trans Sped, AlfaSign, CertDigital și GlobalSign oferă sau documentează soluții calificate pe token. În cazul GlobalSign, oferta calificată destinată persoanelor fizice este prezentată în mod explicit ca soluție pe token QSCD.

Semnătura în cloud

În cazul semnăturii în cloud, cheia privată este protejată într-un sistem securizat administrat de prestator. Semnarea este autorizată prin parolă, cod unic, SMS sau aplicație de autentificare.

Avantaje:

• nu trebuie să conectezi un dispozitiv USB;
• poți semna de pe mai multe dispozitive;
• emiterea poate fi realizată integral online;
• pentru semnarea în platforma furnizorului nu sunt necesare driverele unui token fizic.

Dezavantaje:

• unele pachete includ un număr limitat de semnături;
• ai nevoie de conexiune la internet;
• ai nevoie de telefonul sau aplicația folosită pentru autorizare;
• pentru autentificarea în SPV poate fi necesară o aplicație locală de tip token virtual;
• compatibilitatea cu Linux poate fi limitată.

certSIGN, Trans Sped, AlfaSign și CertDigital publică soluții sau documentație pentru certificate cloud. Trans Sped indică autentificarea prin utilizator, parolă și cod OTP, iar certSIGN folosește platforma Paperless și aplicația Paperless vToken pentru autentificarea locală la servicii precum ANAF.

Ce variantă alegi pentru ANAF?

Pentru un antreprenor care dorește în principal SPV, Formularul 150 și RO e-Factura, un furnizor românesc care publică instrucțiuni ANAF este, de regulă, alegerea mai simplă.

Înainte să comanzi, trimite furnizorului aceste întrebări:

1. Certificatul funcționează pentru autentificarea în SPV?
2. Poate fi înregistrat prin Formularul 150?
3. Primesc documentul de confirmare necesar pentru SPV?
4. Pot exporta certificatul public în format .cer?
5. Ce aplicații și drivere trebuie instalate?
6. Sunt disponibile pentru Windows, macOS sau Linux?
7. Ce se întâmplă la reînnoirea certificatului?
8. Tokenul și livrarea sunt incluse în preț?

Pasul 3 — Actele necesare

Certificatul pentru semnătura electronică calificată identifică o persoană fizică. Firma poate achita factura și, în unele cazuri, denumirea organizației poate fi introdusă în certificat, dar persoana fizică rămâne titularul semnăturii.

Pentru o comandă online sunt necesare, de regulă:

• cartea de identitate valabilă;
• telefon mobil;
• adresă de e-mail;
• dispozitiv cu cameră și microfon;
• metodă de plată;
• datele de facturare ale firmei, dacă factura trebuie emisă societății.

Pentru identificarea video, certSIGN solicită un act de identitate valabil, acces la internet și un dispozitiv cu cameră și microfon. Trans Sped solicită actul de identitate în original și indică emiterea în aproximativ cinci zile lucrătoare dacă solicitarea, plata și documentele sunt complete.

Pentru achiziția CertDigital prin canale fizice, documentele pot diferi. Poșta Română indică, pentru comenzile CertDigital făcute prin oficii poștale, cartea de identitate, contractul și dovada plății, iar pentru certificatele asociate unei organizații pot fi cerute CUI-ul, împuternicirea sau certificatul constatator.

Documentele care demonstrează că ești administrator, reprezentant legal sau împuternicit sunt necesare mai ales ulterior, când soliciți drepturi pentru firmă în sistemele ANAF.

Pasul 4 — Identificarea și emiterea

Identificarea poate fi făcută:

• online, prin identificare video;
• fizic, la sediul prestatorului;
• printr-un partener autorizat;
• printr-un terț de validare acceptat de furnizor.

Furnizorii români oferă, în general, identificare video și emitere online. GlobalSign descrie pentru certificatul calificat individual un proces în care documentele și identitatea sunt validate printr-un terț autorizat, ceea ce poate presupune o vizită la notar, avocat sau alt profesionist acceptat.

Durata poate varia:

• unele certificate cloud pot fi emise în aceeași zi;
• pentru token trebuie luate în calcul emiterea și livrarea;
• Trans Sped indică până la cinci zile lucrătoare dacă dosarul este complet;
• GlobalSign poate necesita timp suplimentar pentru validarea documentelor.

Prin urmare, afirmația că semnătura se obține întotdeauna în una sau două zile nu este sigură.

Cât costă în 2026?

Prețurile depind de perioada de valabilitate, tipul certificatului, token, numărul de semnături cloud, mărcile temporale și eventualele promoții.

Prețuri publice verificate la 30 iulie 2026:

Prețurile certSIGN sunt publicate ca intervale pentru perioade diferite de valabilitate. DigiSign publică separat costul certificatului și al dispozitivului, menționând că unele campanii pot include tokenul bonus. Trans Sped publică distinct tarifele pentru cloud, certificat pe token și dispozitivul fizic. CertDigital precizează că prețurile sunt exprimate în euro, fără TVA, însă pagina publică verificată solicită contactarea companiei pentru ofertă. GlobalSign permite comandarea certificatelor pentru unul, doi sau trei ani, dar prețul poate depinde de regiunea selectată și nu era afișat în mod clar în pagina publică verificată.

Verifică întotdeauna costul final înainte de plată. Oferta poate include sau exclude:

• tokenul;
• livrarea;
• identificarea;
• aplicația de semnare;
• mărcile temporale;
• numărul de semnături cloud;
• reînnoirea;
• suportul tehnic.

Pasul 5 — Instalarea

Pentru token

După primirea tokenului:

1. descarci driverul de pe site-ul oficial al furnizorului;
2. instalezi middleware-ul înainte de conectarea tokenului, dacă instrucțiunile cer acest lucru;
3. instalezi lanțul de încredere;
4. conectezi tokenul;
5. verifici dacă certificatul este recunoscut;
6. instalezi aplicația de semnare;
7. testezi semnarea unui PDF;
8. testezi autentificarea în SPV.

CertDigital publică drivere diferite pentru modelele sale de token și instrucțiuni separate de instalare. DigiSign precizează că suportul său tehnic este oferit în principal pentru Windows și este limitat pentru macOS.

Pentru cloud

În funcție de furnizor:

1. activezi contul;
2. confirmi telefonul și adresa de e-mail;
3. configurezi autentificarea în doi pași;
4. instalezi tokenul virtual, dacă este necesar;
5. testezi semnarea;
6. testezi autentificarea în SPV.

Atenție pentru utilizatorii Linux și Kubuntu

Valabilitatea juridică eIDAS nu garantează că middleware-ul furnizorului funcționează pe orice sistem de operare. Pentru Linux trebuie verificat înainte de cumpărare:

• dacă există driver PKCS#11 pentru modelul exact de token;
• dacă biblioteca este disponibilă pentru arhitectura sistemului;
• dacă browserul poate încărca modulul criptografic;
• dacă aplicația de semnare este disponibilă;
• dacă furnizorul oferă suport tehnic pentru Linux.

CertDigital publică drivere pentru mai multe tipuri de token, dar compatibilitatea trebuie verificată pentru modelul concret primit. DigiSign declară oficial suport pentru Windows și suport limitat pentru macOS. Aplicația Paperless vToken de la certSIGN este prezentată ca aplicație Windows. Pentru Kubuntu, nu cumpăra înainte să primești de la furnizor confirmarea exactă a modelului tokenului și denumirea bibliotecii PKCS#11 disponibile pentru Linux.

Ce urmează după emiterea certificatului

Obținerea certificatului nu oferă automat acces la firma ta în sistemele ANAF.

1. Înrolarea în SPV

Pentru a comunica în numele firmei, certificatul trebuie asociat persoanei juridice în Spațiul Privat Virtual. În funcție de calitatea titularului, sunt necesare documente care demonstrează că acesta este reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit. În această procedură poate fi necesar documentul de confirmare furnizat sau contrasemnat de emitentul certificatului.

2. Formularul 150

Dacă vei depune declarațiile fiscale ale firmei, certificatul trebuie înregistrat și în serviciul „Depunere declarații online" — vezi ghidul complet al Formularului 150. Procedura actuală solicită certificatul public în format .cer, arhiva .zip cu documentele justificative, datele titularului și ale firmei și selectarea calității de reprezentant legal sau împuternicit. CertDigital publică un ghid special pentru exportarea fișierului .cer necesar Formularului 150; DigiSign include, de asemenea, în secțiunea sa de suport o funcție dedicată certificatului .cer pentru ANAF.

Înrolarea în SPV și Formularul 150 sunt două proceduri apropiate, dar nu sunt același lucru.

Legătura cu RO e-Factura

Certificatul calificat este folosit pentru identificarea și autorizarea persoanei care accesează serviciile firmei prin SPV sau printr-o aplicație integrată. Nu trebuie să aplici manual semnătura ta calificată pe fiecare fișier XML transmis în RO e-Factura: după validarea și acceptarea fișierului, sistemul Ministerului Finanțelor aplică propriul sigiliu electronic.

Cu FăFactura.gratis poți pregăti factura și fișierul XML direct în browser. Pentru transmiterea automată în RO e-Factura trebuie însă îndeplinite câteva condiții:

• firma să aibă acces SPV;
• certificatul sau aplicația să fie autorizată;
• conexiunea cu RO e-Factura să fie activată;
• XML-ul să respecte structura cerută;
• răspunsul ANAF să fie preluat și păstrat.

Certificatul este cheia de acces și identificare. Dovada oficială a facturii electronice este furnizată de sistemul Ministerului Finanțelor după transmitere și validare.

Ce trebuie să reții

Pentru folosirea în principal la ANAF, un furnizor românesc cu instrucțiuni pentru SPV, Formularul 150 și exportul .cer este, de obicei, mai ușor de configurat. CertDigital trebuie inclus între opțiunile românești importante: este marca Centrul de Calcul S.A., prestator înscris în EU Trusted List, și publică documentație specială pentru SPV și Formularul 150.

Nu alege numai după preț. Verifică:

• denumirea exactă a produsului;
• dacă este certificat calificat pentru semnătura unei persoane fizice;
• dacă funcționează în SPV;
• dacă furnizorul oferă documentul de confirmare;
• dacă poți exporta certificatul .cer;
• dacă tokenul este inclus;
• compatibilitatea cu sistemul de operare;
• costul reînnoirii;
• calitatea suportului tehnic.